随着信息化会议时代的来临，政府企事业单位对会议无纸化、信息化、效率化的需求不断提高，而互联互通、平板触摸技术的不断提高使无纸化会议系统普及成为了可能。
当前会议资料管理还处在传统的文档管理方式。会议资料打印成册，既浪费了人力、财力，又增加了内部会议资料泄露的风险。智能会议管理系统的建设可提高自动化办公效率，实现无纸化会议、无纸化案件讨论，可降低办公费用，提高协同办公效率。
因此一套强大的无纸化会议系统，对于提高会议工作效能，防范资料泄漏风险， 减少资源浪费，具有很大的现实意义；同时也为将来全面实施电子网络化、信息化管理打下良好的基础。
方案描述:
北京易控创新公司研发的无纸化会议系统，由无纸化会议管理软件（服务器）和无纸化客户端软件组成。
无纸化会议管理软件（服务器）：负责议程管理、资料管理、用户管理、权限管理、会议控制、会议统计功能，以及会议进行时数据等信息的交流转发；会务人员添加，高效的会务人员座位安排。
◆会议文件智能分发，按需分发；
◆ 会议文件研讨，原文件上传讨论；
◆会议文件整理保存和会议数据的统计；
无纸化客户端软件：客户端软件通过网络接入无纸化会议系统，主要供参会人员使用，参会人员进行会议签到、浏览会议议程、查看会议材料，参加会议投票表决，发起会议主讲（主席秘书功能），对会议进行圈点批注等操作，是代替了纸质文件的电子化会议工具。
◆会前准备：
会议开始前，由会务管理人员根据会议主题、与会者名单等，创建会议室、填写会议主题、上传会议资料等会议信息。会议助理使用管理端电脑上传会议用到的会议资料，会议资料上传后，会议助理可以将会议资料推送给全体参会人员，参会人员使用客户端即可自由查看、标注会议资料。
◆ 签到（手写签到）：
参会人员进入会场后，参会人员进入指定位置（按显示人名指引）设备上点击界面中的签到按键，手写输入姓名，实现会议签到。服务器会议管理端和客户端都可以查看签到信息，掌握签到情况。
◆会议开始：
参会人员进入无纸化会议系统后可以清晰看到当前会议的主题、与会人员、 会议资料、议程、系统通知等信息，参会人员有权限查阅此会议授权的所有文档。会议过程中，参会人员有权限可以随时发起同屏广播或跟随广播，主讲人可以将自己对文档的操作同步给全体人员。
◆任何人员（预设权限管理）可发起同屏广播；
◆任何人员可退出同，任意时间又可跟踪同屏；
◆任何外部信号，外部视屏可进入同屏；
◆会内信号可以在任何情况同步到外部显示设备（如大屏、投影机）；
◆ 会议结束：
会议结束后，会务管理人员的主要工作是将会议资料、会议批注、会议纪要、电子白板、签到信息等打包存档，以及会议记录、保密文件的保存或者销毁与清除。
二、系统部署
北京易控创新无纸化会议系统是软、硬件两部分部署；
1、软硬件构成：
（1）移动会议终端（平板电脑）
根据实际参会人员人数，部署对应数量的平板电脑，供参会人员使用。
（2）PC终端
根据实际参会人员人数，部署对应数量的PC，供参会人员使用。
（3）服务器
运行后台无纸化管理软件，会议管理，数据交互转发。
（4）无线路由或交换机
供客户端与系统服务器连接，进行数据交互。
信号处理器
供外部信号进入、投放、同步视频信号进行编解码转换；
（5）无纸化会议系统软件
无纸化会议管理软件一套、信号处理器管理软件一套、客户端软件若干。